El disparador
Se acerca una cita
Grial Scheduler vigila el calendario y elige el momento de contactar — el día antes, la mañana del día, lo que configures.
Grial Scheduler
Confirma citas sin perseguir respuestas.
Grial Scheduler es el agente de recordatorios de citas de Grialink. Da seguimiento a citas existentes por correo o voz, permite confirmar o solicitar cambios y registra el resultado para que tu equipo trabaje con una agenda actualizada.
Email con enlace seguro o llamada de voz conversacional
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Voz
Le llama
Una llamada real que pide confirmar, mover o cancelar, y escribe la respuesta directo en el calendario.
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Email y WhatsApp
O le escribe
La misma petición como mensaje, con un enlace de un toque. Responda por donde responda, la agenda se actualiza una sola vez.
- Email o llamada de voz
- Confirma, reagenda o cancela
- Respeta las horas de silencio
- Avisa a tu equipo en cada acción
La agenda no se vacía por falta de demanda. Se vacía por falta de confirmación.
Cuando el equipo descubre una ausencia el mismo día, ya es tarde para recuperar el hueco y demasiado pronto para dejar de repetir la ronda mañana.
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01
La ronda del día antes consume horas
Alguien revisa la agenda, llama uno a uno y vuelve a intentar con quien no contesta.
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02
Un mensaje no siempre obtiene respuesta
El cliente ve el recordatorio, pero si no puede ir necesita una forma inmediata de cancelar o elegir otro horario.
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03
Los cambios llegan por canales distintos
Una llamada, un email y una nota separada terminan dejando al calendario y al equipo con estados diferentes.
Cada respuesta termina en una agenda actualizada
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El equipo deja de perseguir confirmaciones
Scheduler trabaja la lista automáticamente y solo avisa cuando hay una decisión o una excepción.
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El cliente elige el canal
Puede actuar desde un email o resolverlo hablando con el agente de voz, sin esperar a recepción.
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El hueco vuelve a estar disponible
Una cancelación o reagendado actualiza el calendario al momento para que esa hora se pueda volver a ocupar.
Cómo se confirma una cita sin trabajo manual
Configuras la pauta una vez; Scheduler ejecuta cada recordatorio y registra la respuesta.
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Detecta la próxima cita
Toma del calendario el cliente, servicio, fecha y hora, y respeta los intervalos y horas de silencio configurados.
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Envía el email o realiza la llamada
El email incluye un enlace seguro; por voz, el agente explica la cita y pregunta qué desea hacer.
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Confirma, cancela o reagenda
La decisión se escribe en el calendario, se libera o mueve el hueco y el equipo recibe la actualización.
El recordatorio
Email o voz, según cómo quieras confirmar
Configuras la pauta y el canal una vez. Scheduler envía el email o realiza la llamada en los intervalos que elijas, sin contactar fuera de las horas permitidas.
- Email con un enlace seguro para confirmar, reagendar o cancelar
- Agente de voz que llama y registra la respuesta durante la conversación
- Uno o varios recordatorios, en horas antes de la cita
- Horas de silencio para no escribir en mitad de la noche
- Tu propio nombre de agente, tono, idioma y firma
- Recordatorios en español o inglés, o detectado por contacto
Autogestión
El cliente resuelve la cita en la misma interacción
Desde el enlace del email o hablando con el agente de voz, el cliente puede confirmar, elegir otro hueco o cancelar. El resultado llega al calendario y al equipo.
- Confirmar, reagendar o cancelar desde el enlace o durante la llamada
- Reagendado limitado a los huecos que de verdad tienes libres
- Un margen mínimo de horas antes de que se cierre el reagendado
- Motivo de cancelación obligatorio, si lo activas
- Tu equipo avisado en cuanto el cliente hace algo
Qué controlas tú
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Canal del recordatorio
Email con enlace seguro o llamada de un agente de voz; si la llamada no se entrega, cae automáticamente a email.
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Momento del envío
Elige uno o varios recordatorios, cada uno en horas antes de la cita.
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Horas de silencio
Define inicio y fin para que los recordatorios se pausen de noche en tu zona horaria.
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Identidad del agente
Nombre, rol, tono, idioma y firma: suena a tu negocio.
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Variables del mensaje
Nombre, fecha, hora, servicio, especialista y negocio entran en cada mensaje.
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Bajas de voz
Quien pide no recibir más llamadas queda registrado y se omite automáticamente.
Dónde se paga solo
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La ronda de llamadas del día antes
Los recordatorios salen solos, así que nadie se pasa la tarde llamando a la lista de mañana.
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Recordatorios para servicios de alto valor
Quien va a cancelar lo hace desde el enlace o durante la llamada con días de margen, dejando el hueco libre para otra persona.
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Reagendados que antes se perdían
En vez de no aparecer, el cliente elige otro hueco libre por su cuenta y sigue en el calendario.
Preguntas frecuentes
¿Qué es Grial Scheduler?
Grial Scheduler es el agente de recordatorios de citas de Grialink. Da seguimiento a citas existentes por correo o voz, permite confirmar o solicitar cambios y registra el resultado para que tu equipo trabaje con una agenda actualizada.
¿Agenda citas nuevas?
No: eso lo hace Grial Front Desk en las llamadas entrantes. Scheduler entra cuando la cita ya existe: la confirma, la recuerda y gestiona sus cambios.
¿Y si el cliente no tiene teléfono?
Si elegiste recordatorios por voz y el contacto no tiene teléfono o la llamada no se puede entregar, se puede usar el correo como respaldo. El contacto debe tener una dirección de email disponible.
¿Pueden los clientes parar las llamadas?
Sí. Si alguien pide no recibir más llamadas durante un recordatorio, entra en la lista de bajas de voz y no recibe más llamadas automáticas hasta que vuelva a dar su consentimiento.
¿Escribirá de noche?
No si configuras horas de silencio. Los recordatorios se pausan desde tu hora de inicio y se reanudan tras la de fin, en la zona horaria que definas.
Una plataforma conectada
Conecta el resto de tu flujo de trabajo
Calendario Inteligente
Agenda desde la conversación, sincronizado en dos sentidos con Google Calendar.
Grial Front Desk
Atiende las llamadas que tu equipo pierde, califica al contacto y agenda la cita.
Bandeja y Pipeline
Todos los canales en una bandeja y cada oportunidad con responsable y siguiente paso.
Conecta tu próxima conversación con el siguiente paso.
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